Zarządzanie czasem...?

Wczoraj wraz z moim zespołem miałam okazję uczestniczyć w szkoleniu motywacyjnym, które poprowadziła Małgosia Miller - Dyrektor Klubu Oriflame. Ostatnio wszystko robię dość chaotycznie i ciągle mi na coś brakuje czasu, dlatego temat wykładu był dla mnie wprost idealny i nie mogłam go opuścić.

Tytuł szkolenia "Zarzhądzanie czasem...?". No właśnie. Czy da się zarządzać czasem? Na samym wstępie Małgosia zaznaczyła, że czas po prostu płynie i nie da się nim zarządzać, jedyne co możemy zrobić, to zarządzać SOBĄ w tym czasie. I już wtedy wiedziałam, że ja sobą w czasie zarządzać nie umiem i potwierdziły to wyniki testu, który na początku szkolenia Małgosia dała nam do rozwiązania. Test możecie pobrać stąd, natomiast odpowiedzi znajdziecie tutaj.

A więc wg testu okazało się, że w ogóle nie planuję swojego czasu - robią to za mnie inni :P (hmmm... no niestety bardzo często tak jest), nie potrafię prawidłowo kierować ani sobą ani innymi (oj prawda - często mam problem z delegacją zadań dla zespołu, wszystko bym chciała zrobić sama i okazuje się, że doba ma za mało godzin), ale jak nauczę się zarządzać sobą w czasie, to będzie to dla mnie początkiem nowego i pełnego sukcesów życia (tak, tak, tak! Zdaję sobie sprawę, że brak organizacji bardzo mi przeszkadza w biznesie i jak to ogarnę, to polecę jak strzała :-) !).
Małgosia powiedziała, że dobre zarządzanie = dobre planowanie, a do tego niezbędny jest kalendarz (polecam nasz firmowy, bo ma podział na Katalogi i można sobie wszystko idealnie zaplanować co 3 tygodnie). Przedstawiła nam 7 technik, aby efektywnie zarządzać sobą w czasie:

1) Listy spraw do zrobienia
2) Ustalenie priorytetów (i tutaj duuuży wykrzynik!):

• A - rzeczy najważniejsze i najpilniejsze
• B - rzeczy ważne, ale nie tak pilne
• C - rzeczy mniej istotne
• D - rzeczy, które możemu zlecić komuś innemu
• E - śmietnik

3) Zapisuj datę realizacji
4) Planuj w przód (czyli cofaj się od dnia, w którym chcesz osiągnąć cel, do dziś)
5) Używaj zasady 80/20 (Zasada Pareto) - oznacza to, że tylko 20% Twoich działań w ciągu dnia przynosi Ci aż 80% efektów.
6) Jak masz fajny pomysł - zapisz go OD RAZU!

+ Musisz odpoczywać, by być bardziej efektywny, a najlepszym odpoczynkiem jest ruch.

7) Ustalaj cele i codziennie do nich dąż

Na podsumowanie tych technik Małgosia dodała, że wg Roberta Kiyoasakiego - CZAS JEST NASZYM NAJWAŻNIESZYM AKTYWEM. Ja również się z tym zgadzam :-)

W drugiej częsci wykładu Małgosia podała 5 złodziei czasu:

1) Planowanie czasu oraz metod pracy:

• niejasne wyznaczanie celów
• nieodpowiednie planowanie dnia
• próba realizacji wielu spraw naraz
• brak wiedzy o wszytkich czynnościach

2) Osobisty styl pracy:

• bałagan
• chęć znajomości wszytkich faktów (nie musisz wiedzieć wszystkiego, by móc coś zacząć robić - po prostu zacznij i nie marnuj czasu!),
• zagłębianie się w szczegóły
• produkowanie niepotrzebnych notatek, bzdur

3) Rozmowy telefoniczne:

• niezapowiedzieni goście
• przedłużone rozmowy
• hałas
• internet, tv

4) Osobiste słabości:

• pośpiech
• niecierpliwość
• niska własna motywacja
• brak samodyscypliny
• zwklekanie
• brak stanowczości
• brak asertywności (nie zgadzaj się na coś, co zabiera Twój czas, na coś, co przeszkadza Ci w realizacji celu! - ja mam z tym ogromny problem :( )

5) Zespołowe słabości:

• brak koordynacji zespołowej
• brak delegowania zadań
• niepełna i opóźniona informacja
• brak precyzji w przekazywanych informacjach
• brak punktualności

Bardzo cenne wskazówki :-) A na sam koniec Małgosia powiedziała bardzo ważne zdanie: "Jeżeli masz coś do zrobienia, to po prostu to zrób, bo inaczej zaprząta to Twoje myśli i Cię stresuje."

Od dziś codziennie wieczorem staram się otwierać swój kalendarz i w punktach wypisywać co mam zrobić następnego dnia, w jakich godzinach i przede wszystkim - nadaję każdej sprawie odpowiedni priorytet. Mam nadzieję, że niedługo dojdę do perfekcji :)

A jak to u Was wygląda z planowaniem, priorytetami itd? Też narzekacie, że na nic nie macie czasu?

Pozdrawiam,
Kasia Marciniuk
Niezależny Dyrektor Klubu Oriflame
www.ZostanKonsultantem.pl